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Postée le 14/04/2016 par Passemier Fabrice

Avant propos :
 
Cette note d’information concerne les entreprises de droit commun non affiliées à une caisse de congés payés professionnelle (ne concerne donc pas le BTP ou le spectacle).
 
Le service juridique d'Extalys se tient à votre disposition pour répondre à toutes vos questions particulières mais aussi pour vous assister dans l’organisation des congés payés au sein de votre entreprise.
 
 
Acquisition des congés payés
 
  • Nombre de congés payés acquis
Chaque année, entre le 1er juin et le 31 mai, tout salarié acquiert chaque mois 2.5 jours ouvrables de congés payés (soit 2.08 jours ouvrés), ce qui représente 5 semaines au total pour une année complète travaillée.
En cas d’entrée ou sortie en cours de période, lorsque le nombre de congés acquis n’est pas entier, la durée du congé doit être arrondie à l’entier immédiatement supérieur
 
Exemple : un salarié en contrat du 1er juin 2016 au 15 juillet 2016 acquiert 4 jours de congés et non 3.75 jours.
 
  • Jour « ouvrable », jour « ouvré » : quelle est la différence ?
Le code du travail fait uniquement référence aux « jours ouvrables » :
On entend par « jours ouvrables » tous les jours de la semaine (y compris le samedi et le lundi qu’ils soient travaillés ou non), à l’exclusion du jour de repos hebdomadaire (en général le dimanche) et des jours fériés chômés (non travaillés).
Une semaine de congés payés classique équivaut donc à 6 jours ouvrables pris.
 
Exemples :
 
  • Un salarié travaillant du lundi au vendredi prend 1 semaine de congés du lundi 18 avril 2016 au 22 avril 2016 : il faut lui décompter 6 jours de congés.
  • Le même salarié prend la journée du vendredi 10 juin 2016 en congés : il faut lui décompter 2 jours de congés.
 
Toutefois, par commodité, certaines entreprises choisissent de décompter leurs congés en « jours ouvrés » :
On entend par « jours ouvrés » tous les jours habituellement travaillés dans l’entreprise (on exclut le samedi et le dimanche pour les entreprises ouvertes du lundi au vendredi ; on exclut le dimanche et lundi pour les entreprises ouvertes du mardi au samedi).
 
 
Une semaine de congés payés classique équivaut donc à 5 jours ouvrés pris.
 
Exemples :
  • Un salarié travaillant du lundi au vendredi prend 1 semaine de congés du lundi 18 avril 2016 au 22 avril 2016 : il faut lui décompter 5 jours.
  • Le même salarié prend la journée du vendredi 10 juin 2016 en congés : il faut lui décompter 1 jour.
 
Modalité choisie par l'entreprise
OUVRABLE
OUVRE
Nb de jours acquis par mois
2,5 jours
2,08 jours
Nb de semaines de congés acquises par an
5 semaines de 6 jours
5 semaines de 5 jours
Nb de jours acquis par an
30 jours ouvrables
25 jours ouvrés
 
 
Période de congés payés
 
Selon le code du travail, les congés payés acquis entre le 1er juin de l’année N-1 et le 31 mai de l’année N sont pris entre le 1er mai de l’année N et le 30 avril de l’année N+1 (avec en pratique une tolérance jusqu’au 31 mai, date de basculement du compteur).
 
Exemple : les 5 semaines acquises entre le 1er juin 2015 et le 31 mai 2016 peuvent être prises entre le 1er mai 2016 et le 30 avril 2017.
 
NB. L’employeur peut fixer une période de congés différente moyennant le respect de certaines formalités.
 
Les 5 semaines de congés payés se décomposent ainsi :
 
  • 4 semaines de congé principal
 
Le congé principal de quatre semaines doit être pris, selon le Code du travail, entre le 1er mai et le 31 octobre. Il peut être pris en une seule fois ou bien être fractionné.
En cas de fractionnement, 2 semaines en continu devront être prises par le salarié au minimum.
 
  • La cinquième semaine
 
La cinquième semaine peut quant à elle être prise entre le 1er novembre et le 30 avril, sans que cela ne donne droit à des congés supplémentaires.

 

  • Le fractionnement

 

Le congé principal de 4 semaines peut être pris en une seule fois ou bien être fractionné (pris en plusieurs fois).
En cas de fractionnement de ce congé principal, si certains jours sont pris entre le 1er novembre et le 30 avril,  le salarié aura droit à des jours de congés supplémentaires « pour fractionnement ».
 
Le salarié aura donc droit à :
 
  • 2 jours ouvrables supplémentaires de congés s’il prend au moins 6 jours ouvrables de congé principal entre le 1er novembre et le 30 avril
  • 1 jour ouvrable supplémentaire s’il prend de 3 à 5 jours ouvrables de congé principal entre le 1er novembre et le 30 avril
  •  
Les congés supplémentaires pour fractionnement sont dus, et ce quelle que soit l’origine du fractionnement (demande du salarié ou de l’employeur).
 
Si c’est à la demande du salarié, l’employeur est en revanche en droit de demander au préalable au salarié de renoncer par écrit aux congés supplémentaires. Ce n’est que dans ce cas que les congés supplémentaires ne seront pas dus.
 
Que doit faire l’employeur pour organiser les conges au sein de son entreprise ?
 
  • Fixation de la période de congés
 
Au moins deux mois à l’avance, soit au plus tard le 1er mars de chaque année en général, l’employeur doit porter à la connaissance des salariés la période de prise des congés, qui comprend obligatoirement la période du 1er mai au 31 octobre (par voie d’affichage).
 
  • Ordre et dates des départs en congés
 
L’employeur peut mettre tous les salariés en congés (s’il ferme l’entreprise) ou bien accorder aux salariés un congé par roulement.
 
S’il choisit de ne pas fermer, il devra donc gérer le planning des départs en congés.
 
En pratique, suite aux demandes formulées par les salariés, l’employeur fixe lui-même l’ordre, les dates et la durée des congés. Pour déterminer l’ordre de départ en congés il devra tenir compte des critères légaux (ancienneté, charges de famille, possibilités de congés des conjoints), et parfois des critères conventionnels s’ils existent.
 
  • Communication des dates de congés
 
Les dates de congés sont communiquées à chaque salarié au minimum un mois avant son départ (+ affichage).
 
  • Respect des dates de congés
 
Une modification des dates reste possible jusqu’à un mois avant le départ en congés.
En revanche, dans un délai inférieur à un mois, leur modification ne peut plus intervenir, sauf circonstances exceptionnelles (ex : redressement judiciaire, commande exceptionnelle de nature à sauver l’entreprise).
 
  • Décompte des jours de congés
 
Les congés doivent être décomptés à partir du premier jour d’absence jusqu’à la veille du retour du salarié (tous les jours ouvrables, ou ouvrés selon la méthode choisie, devant être décomptés).
 
 
Les salariés à temps partiel se voient appliquer la même règle dans la mesure où ils acquièrent le même nombre de congés que les salariés à temps plein.
 
Exemple (en jour ouvrable) : Un salarié à temps partiel travaille du lundi au mercredi. Il est en congés du lundi 18 avril 2016 au mercredi 20 avril 2016 inclus et ne revient travailler que le lundi 25 avril 2016.
 
Il faudra lui décompter non pas 3 jours mais bien 6 jours de congés (du lundi 18 avril au samedi 23 avril compris), de sorte qu’il bénéficiera de 5 semaines de congés comme tout le monde.
 
Par ailleurs, les jours fériés chômés dans l’entreprise ne constituent ni des jours ouvrables ni des jours ouvrés pour les congés payés. En pratique, quel que soit le mode de décompte choisi, les jours fériés chômés compris dans une période de congés ne sont pas décomptés.
 
En revanche, les jours fériés travaillés par les autres salariés de l’entreprise doivent être décomptés en congés le cas échéant.
 
  • Responsabilité de l’employeur dans la prise effective des congés
 
L’employeur doit prendre les mesures nécessaires afin d’assurer au salarié la possibilité d’exercer effectivement son droit à congés. Au besoin, l’employeur peut imposer au salarié de prendre ses congés.
 
Si le salarié n’a pu prendre tous ses congés avant le 31 mai en raison d’un manquement de l’employeur (non respect des modalités exposées ci-dessus, défaut d’information du salarié, …), les congés devront être reportés au moment du basculement du compteur en juin.
 
De manière générale, il serait extrêmement risqué de faire perdre ses congés non pris à un salarié, dans la mesure où l’organisation des congés incombe à l’employeur.
 
Dans le même sens, il est strictement interdit de remplacer la prise des congés par le paiement d’une indemnité.
 
 
Incidence des arrêts de travail sur les congés payés
 
  • Acquisition des congés payes et absence
 
L’acquisition des congés payés est liée à l’exercice d’un « travail effectif » : 1 mois de travail effectif = 2.5 jours de congés payés acquis. Cela signifie qu’un salarié doit travailler effectivement pour acquérir des congés payés.
 
Cependant, certaines absences sont « assimilées » à du temps de travail effectif pour l’acquisition des congés payés. Ainsi, selon la nature de l’absence, le salarié acquiert ou non des congés payés :
 
  • le salarié absent pour accident du travail, maladie professionnelle ou accident de trajet continue à acquérir des congés dans la limite d’un an.
  • La maternité n’interrompt pas du tout l’acquisition des congés payés
  • En revanche, en droit français, le salarié n’acquiert pas de congés payés durant un arrêt de travail pour maladie non professionnelle. Actuellement, le droit français n’est pas conforme aux dispositions européennes qui prévoient que même en cas de maladie non professionnelle, le salarié doit continuer à acquérir des congés : à suivre peut-être un changement de législation.
  • De même, le congé parental ne donne pas droit à l’acquisition des congés payés
 
 
Lorsque le salarié est concerné par une absence non « assimilée » à un temps de travail effectif (comme une maladie), il ne faut pas se contenter de bloquer son compteur de congés payés dès le premier jour d’absence.
 
En effet, le code du travail considère que : 1 mois de travail effectif = 4 semaines de travail effectif
 
Ainsi, en pratique, il suffit qu’un salarié totalise 48 semaines de travail effectif sur l’année pour avoir droit à ses 5 semaines de congés payés (12 mois X 4 semaines de travail effectif = 48 semaines).
 
Or, il y a 52 semaines dans une année. Cela signifie concrètement qu’une absence de 4 semaines maximum sera sans incidence sur les congés payés du salarié (52 semaines – 48 semaines).
 
  • Coïncidence entre congés payés et maladie
 
1/ Si le salarié tombe malade avant ses congés payés
 
La maladie prend le dessus sur les congés payés. Aussi, le salarié pourra bénéficier de ses congés postérieurement.
 
2/ Si le salarié tombe malade pendant ses congés payés
 
En droit français, le salarié qui tombe malade pendant ses congés reste en congés payés pour la période de congés initialement prévue. Ainsi, le nombre de jours de congés dont il n’a pu bénéficier en raison de sa maladie n’est pas reporté.
 
Attention : là encore, la France n’est actuellement pas en conformité avec l’Europe qui considère que les congés sont interrompus par la  maladie, dans la mesure où le salarié n’a pu se reposer. Nous ne sommes pas à l’abri dans ce cas également d’une nouvelle législation ou décision de la Cour de cassation.
 
  • Possibilité de report des congés payés non pris d’une période sur l’autre
 
Au 31 mai, le salarié qui n’a pas pu prendre l’intégralité de ses congés a le droit, dans certains cas, de conserver ses droits au moment du basculement du compteur.
 
Ainsi, les congés payés non pris seront reportés dans les cas suivants :
 
  • maladie non professionnelle
  • accident du travail, maladie professionnelle ou accident de trajet
  • maternité
 
Actuellement, le congé parental n’est pas concerné par ce report des congés en droit français, ce qui n’est pas conforme à la jurisprudence européenne. Une réforme est donc également susceptible d’être engagée.