La gestion des notes de frais est une autre tâche chronophage et répétitive qui nécessite une attention particulière.

La solution Extalys permet d’améliorer l’efficacité des flux de transmission des justificatifs de frais, de permettre un respect des délais de validation et remboursement des notes de frais tout en recherchant des sources d’économies par des contrôles réels.

La gestion externalisée des notes de frais au service des entreprises

En choisissant un outil électronique pour gérer ses notes de frais, l’entreprise obtient de nombreux avantages, tels que :

  • La réduction de l’utilisation du papier 

  • Des risques d’erreurs amoindris 

  • Une disponibilité de l’outil en temps réel n’importe quand et de n’importe où 

  • Un contrôle plus poussé sur les dépenses 

  • Une facilité dans le partage des données avec l’expert-comptable 

  • Des calculs automatiques comme les indemnités kilométriques, etc. 

  • Une vision globale et précise de l’ensemble des dépenses et de leurs évolutions pour chaque service, chaque collaborateur.

La gestion externalisée des notes de frais comprend :

  • La réception et le classement des justificatifs 

  • La saisie informatisée des notes 

  • Le rapprochement des demandes de remboursements et des justificatifs produits 

  • La réclamation des justificatifs manquants et/ou erronés 

  • L’édition des états récapitulatifs et de synthèse 

  • Les états préparatoires à récupération de TVA 

  • Les interfaces avec les services financiers, comptables, RH.

La gestion des notes de frais grâce à un support électronique permet ainsi de faire gagner de l’argent à l’entreprise, tout en libérant du temps qui pourra être alloué à d’autres tâches.